Product data management: wat het is en hoe je het regelt in je webshop
Product data management is het op één plek vastleggen, bijhouden en verspreiden van al je productinformatie. Zo tonen je webshop, marketplaces en andere systemen dezelfde, kloppende gegevens. Align-IT richt dit sinds 2020 in voor webshops en groothandels, onder meer voor Profipack.
Pas je een prijs aan in je ERP, een productnaam in Excel en een afbeelding in je webshop? Dan weet je hoe snel productdata uit elkaar loopt. We leggen uit wat product data management inhoudt en hoe je het regelt, met of zonder PIM-systeem. En hoe je fouten vangt voordat je klant ze ziet.
Wat is product data management?
Product data management (PDM) is de manier waarop je alle informatie over je producten organiseert. En hoe je die beschikbaar maakt voor je team en je verkoopkanalen. Daaronder valt:
- productnamen en omschrijvingen
- specificaties, zoals gewicht, afmetingen en kleur
- prijzen
- voorraadstatus
- afbeeldingen en video's
- relaties tussen producten, zoals varianten, accessoires en bundels
Goed product data management zorgt ervoor dat die gegevens kloppen, overal hetzelfde zijn en makkelijk te vinden en te bewerken zijn voor je team.
PDM, PIM, MDM en PLM: wat is het verschil?
De termen lopen door elkaar. Zo verhouden ze zich:
- PDM (product data management): in e-commerce het beheer van al je productinformatie. In de maakindustrie betekent PDM iets anders: het beheer van technische tekeningen en CAD-bestanden, met software als SolidWorks.
- PIM (product information management): een systeem waarin je productinformatie voor je verkoopkanalen beheert en verrijkt, zoals Akeneo of Pimcore.
- MDM (master data management): breder dan producten, ook klant-, leveranciers- en financiële stamgegevens. "Product master data" zijn de vaste basisgegevens van een product, zoals artikelnummer, EAN en eenheid.
- PLM (product lifecycle management): het hele leven van een product, van ontwerp en productie tot uitfasering. Vooral in de maakindustrie.
Deze blog gaat over PDM in e-commerce. Een PIM-systeem is daarbij een van de gereedschappen.
Waarom productdata in e-commerce zo veel uitmaakt
In een webshop is je productinformatie je verkoper. Je klant kan het product niet vasthouden of passen, dus je data bepaalt of iemand koopt.
- Conversie en retouren: duidelijke, kloppende informatie geeft vertrouwen en voorkomt retouren omdat een product anders is dan verwacht.
- Minder handwerk: wie productdata op meerdere plekken bijhoudt, doet hetzelfde werk twee of drie keer en maakt meer fouten.
- Leveranciers: met vaste formaten verwerk je hun data sneller.
- Groei: bij 200 producten red je het met handwerk. Bij 5.000 producten en drie kanalen niet meer.
- Vindbaarheid: gestructureerde data maakt je producten beter vindbaar in Google en op marketplaces.
Wat kost het je om niet te automatiseren?
Vul vijf getallen in en zie direct wat één handmatig proces je per jaar kost, in euro's, uren en werkweken.
Reken het zelf uitWaar het in de praktijk misgaat
Ook grotere bedrijven lopen hier tegenaan:
- informatie die per kanaal verschilt
- verouderde of onvolledige gegevens
- veel handwerk in Excel
- geen centrale bron, dus niemand weet welke versie klopt
- niemand die eigenaar is van de productinformatie
- geen vaste afspraken over welke informatie een nieuw product minimaal nodig heeft (lees meer over datakwaliteit verbeteren met first time right)
Het gevolg zie je bij je klant. Een verkeerde maat, een product dat online staat zonder voorraad, of een filter dat de helft van je assortiment mist.
De rol van een product data manager
Een product data manager of product data specialist is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de stroom van productinformatie. De taken:
- datastromen tussen afdelingen coördineren (inkoop, marketing, verkoop en IT)
- datakwaliteit controleren en verbeteren
- het PIM-systeem beheren
- categorieën en attributen structureren
- koppelingen met ERP, webshop en marketplaces bewaken
Bij een groter mkb-bedrijf adviseren we een vaste product data manager. Bij een kleiner team is het vaak een taak naast ander werk. Maak dan één persoon eindverantwoordelijk en leg dat vast, anders past iedereen een beetje aan en is niemand eigenaar.
Zo regel je product data management
1. Kies je centrale bron: PIM-systeem of masterbestand
Een PIM-systeem is de basis voor professioneel productdatabeheer. Je beheert, verrijkt en verspreidt je data vanuit één plek naar al je kanalen. Bekende systemen zijn Akeneo, Pimcore en KatanaPIM. Hoe Akeneo werkt, lees je in onze Akeneo-blog.
Werk je nog zonder PIM, met Excel? Dat kan prima, als je deze afspraken maakt:
- Er is één masterbestand: de enige bron die klopt.
- Eén persoon is verantwoordelijk voor dat bestand.
- Er staan duidelijke instructies in voor verrijken, opslaan en delen.
- Import- en exporttemplates zorgen dat andere systemen de data zonder handwerk kunnen inlezen.
- Er is elke dag een back-up.
Het belangrijkste: je masterbestand levert kant-en-klare informatie aan andere systemen, zonder dat iemand nog moet knippen en plakken.
2. Leg je datastructuur en verantwoordelijkheden vast
- Bepaal welke velden verplicht zijn, zoals titel, korte omschrijving, afbeelding en prijs.
- Wijs per veld of productgroep een eigenaar aan.
- Leg vast hoe je een product infaseert en uitfaseert, en welke producttypes je hebt (enkelvoudig, met varianten, of speciaal voor één klant).
3. Bepaal welk systeem leidend is
Je productdata staat vaak in meerdere systemen tegelijk. Leg per gegeven vast waar het vandaan komt. Meestal zijn prijs, voorraad en inkoopgegevens leidend in je ERP, zoals Exact Online, en komen productteksten, specificaties en afbeeldingen uit je PIM of masterbestand. Zonder die afspraak overschrijven systemen elkaars data.
Wil je die stromen tussen systemen automatisch laten lopen? Lees dan hoe je productdata automatiseert.
Productbeheer in je webshop: varianten, categorieën en talen
Varianten
Een T-shirt in vijf maten en drie kleuren is één product met vijftien varianten. Gedeelde informatie, zoals de omschrijving, staat op het hoofdproduct. Elke variant heeft een eigen artikelnummer, EAN en voorraad. Zo pas je de omschrijving één keer aan, voor alle vijftien varianten.
Categorieën en attributen
Bouw je categorieën op zoals je klant zoekt, en gebruik attributen als filters. Dat werkt alleen met vaste waarden. Typt de ene collega "Rood" en de andere "roodachtig", dan mist je filter op rood een deel van je producten. Met een keuzelijst voorkom je dat.
Talen
Verkoop je in meerdere landen, geef dan elk tekstveld een versie per taal. Houd vaste gegevens, zoals afmetingen en EAN, taalonafhankelijk, zodat je ze maar één keer bijhoudt.
Datakwaliteit bewaken: Excel of AI
Controleer je productdata regelmatig op dubbele producten, verouderde informatie, spelfouten en lege velden.
Met Excel
Dat werkt nog steeds, in drie stappen:
- Exporteer al je productdata uit je PIM of masterbestand.
- Plak die in een tabblad "Alle productdata".
- Bouw in een tabblad "Controle" formules die checken of titels te lang zijn, attributen leeg zijn of de status van een product nog klopt.
Combineer het ook met data uit andere systemen. Zo zie je bijvoorbeeld welke producten voorraad hebben in het magazijn, maar niet online staan. Doe dit één keer per week, dan vang je fouten voordat ze zich opstapelen.
Met AI
Tegenwoordig is een AI die periodiek naar je productdata kijkt de betere optie. Je geeft hem instructies. Bijvoorbeeld: een titel is maximaal 60 tekens, elk product heeft een EAN en een afbeelding, een kleur komt uit de vaste lijst. De AI controleert elke week je hele assortiment en meldt wat afwijkt.
Het voordeel: een AI ziet ook patronen die je met formules niet vangt. Denk aan dezelfde kleur op drie manieren geschreven, een omschrijving die niet bij de categorie past, of een leverancier die steeds dezelfde fout aanlevert. Jij beslist daarna wat er wordt aangepast.
Wanneer stap je over op een PIM-systeem?
Deze signalen zien we vaak:
- Je verkoopt via meer dan één kanaal, zoals een webshop en een marketplace.
- Je verkoopt in meerdere talen.
- Meerdere collega's werken tegelijk in hetzelfde Excel-bestand.
- Leveranciers sturen productdata aan in hun eigen formaat.
- Je zoekt regelmatig uit welke versie van een productgegeven klopt.
Een PIM-implementatie omvat het systeem, alle koppelingen en aanpassingen in je huidige processen. Bereid je daar goed op voor. Hoe je kiest en wat het kost, lees je bij productdata automatiseren.
Uit de praktijk: Profipack
Bij Profipack, groothandel in verpakkingsmaterialen, begon het in 2020 met de implementatie van Akeneo als PIM-systeem. Daarna groeide er een heel systeemlandschap omheen, met Shopware, Exact Online en Picqer. Elk systeem heeft een vaste rol, en de productdata loopt automatisch van de ene naar de andere plek.
Een van de tools die we daarna bouwden, is een winstmarge-bestand waarmee het team prijzen berekent en in één keer uploadt.
Voor de webshop heeft Align-IT veel tools gemaakt, waaronder het winstmarge bestand in 2024. Met dit bestand kunnen wij veel efficiënter prijzen berekenen en uploaden, dit scheelt ons vele uren per week.
Tim Sterkenburg, webshopmanager Profipack Verpakkingsmaterialen
Meer voorbeelden staan bij onze klantcases.
Veelgestelde vragen
Wat is product data management?
Product data management is het centraal vastleggen, bijhouden en verspreiden van alle productinformatie, zoals namen, specificaties, prijzen en afbeeldingen. Het doel is dat elk verkoopkanaal dezelfde, kloppende gegevens toont.
Wat is het verschil tussen PDM en PIM?
PDM is de aanpak: hoe je je productinformatie organiseert en beheert. Een PIM-systeem is software waarmee je dat doet, zoals Akeneo. In de maakindustrie betekent PDM het beheer van technische tekeningen en CAD-bestanden.
Kan ik productdata in Excel beheren?
Ja, zolang er één masterbestand is, één persoon verantwoordelijk is en andere systemen de data zonder handwerk kunnen inlezen. Werk je met meerdere kanalen, talen of collega's tegelijk, dan loont een PIM-systeem.
Wanneer heb ik een PIM-systeem nodig?
Dat hangt af van je aantal producten, kanalen en talen. Houd je dezelfde informatie op meerdere plekken bij, dan is het tijd om ernaar te kijken. In de Grip & Groei-scan zoekt Align-IT uit of een PIM de juiste volgende stap is, of dat een slimme koppeling eerst meer oplevert.
Wat doet een product data manager?
Een product data manager bewaakt de kwaliteit en de stroom van productinformatie: datakwaliteit, het PIM-systeem, categorieën en attributen, en koppelingen. Align-IT adviseert bij een groter mkb-bedrijf een vaste product data manager, en bij een kleiner team één vaste eigenaar.
Hoe koppel ik productdata aan mijn ERP?
Leg eerst per gegeven vast welk systeem leidend is, bijvoorbeeld prijs en voorraad uit het ERP en teksten uit het PIM. Daarna koppel je de systemen via een API. Align-IT koppelt onder meer Akeneo, Shopware, Exact Online en Picqer.
Geschreven door Stan Peters
Bedrijfskundige en developer. Werkt sinds 2020 aan de processen en systemen van webshops en groothandels.
Grip op je productdata?
In 45 minuten bespreken we waar je tegenaan loopt en of de Grip & Groei-scan het juiste startpunt is.
Plan een kennismakingVrijblijvend · 45 minuten · je weet daarna of de scan bij je past