Akeneo PIM: wat het is, hoe het werkt en hoe je het goed inricht
Akeneo PIM is een systeem waarin je al je productinformatie op één plek beheert en vanuit daar naar je webshop en andere kanalen stuurt. Align-IT richt Akeneo sinds 2020 in voor webshops en groothandels, onder meer voor Profipack.
Houd je je productdata nog bij in Excel, en pas je dezelfde productnaam op drie plekken aan? Dan ken je het probleem dat Akeneo oplost. We leggen uit hoe het werkt, hoe je het inricht zonder dat je database vervuilt, en waar het in de praktijk vaak misgaat.
Wat is Akeneo PIM?
PIM staat voor Product Information Management. Akeneo brengt al je productinformatie samen in één database: namen, omschrijvingen, specificaties, afbeeldingen en prijzen. Vanuit Akeneo gaat die informatie naar je webshop, marktplaatsen of andere kanalen.
Pas je iets aan, dan doe je dat op één plek. Alles wat naar je kanalen gaat, komt één op één overeen met wat in Akeneo staat. Dat heet ook wel "one source of truth": er is één bron die altijd klopt.
Welke edities van Akeneo zijn er?
- Community Edition (CE): gratis en open source. Je installeert hem op je eigen server of bij een hostingpartij. Je betaalt wel voor hosting, onderhoud en updates.
- Growth Edition: een betaalde SaaS-versie, gehost door Akeneo, met een licentie per jaar.
- Enterprise Edition: een SaaS-versie voor grote organisaties, met extra functies zoals goedkeuringsworkflows en uitgebreid rechtenbeheer.
Align-IT werkt met de Community Edition. De kernfuncties zijn dezelfde als in de Growth Edition, en voor de meeste webshops en groothandels in het mkb is dat ruim voldoende. Deze blog gaat dan ook over de Community Edition.
Hoe werkt Akeneo PIM? Families, attribuutgroepen en attributen
Akeneo werkt met families. Elk product hoort bij precies één familie, en elke familie bepaalt welke eigenschappen (attributen) een product heeft. Attributen zijn gebundeld in attribuutgroepen.
Een voorbeeld. We maken de familie "stoelen" aan en geven die twee attribuutgroepen:
- Algemeen: sku, productnaam, productomschrijving en afbeelding. Die heeft elk product nodig, dus deze groep gebruik je ook voor de familie "lampen".
- Stoelen: koppelbaar en stapelbaar. Die informatie is alleen relevant voor stoelen, dus deze groep hangt alleen aan de familie stoelen.
Zo bouw je verder met groepen als afmetingen, prijzen, inkoop en SEO. Elk product krijgt precies de velden die het nodig heeft, en niets meer.
Welke attribuuttypes zijn er?
In een attribuut sla je de informatie over een product op. Bij het aanmaken kies je een type, en dat type bepaalt wat erin past:
- Date: een datum, bijvoorbeeld wanneer een product in de uitverkoop gaat.
- File: een bestand, zoals een pdf met een handleiding.
- Identifier: de unieke productcode (sku). Elke waarde mag maar één keer voorkomen, dus dubbele producten zijn uitgesloten.
- Image: een productafbeelding.
- Measurement: een waarde met een eenheid, zoals een lengte in centimeters, een vermogen in watt of geluid in decibel.
- Multi select: een keuzelijst waarin meerdere waarden tegelijk mogen, zoals een product dat zowel rood als blauw is.
- Number: een getal, zoals een EAN-code.
- Price: een prijs, eventueel in meerdere valuta tegelijk.
- Simple select: een keuzelijst met één waarde, zoals de maat van een T-shirt.
- Text: korte tekst tot 255 tekens, zoals een productnaam of metatitel.
- Text area: lange tekst, zoals een productomschrijving.
- Yes/No: een schakelaar, bijvoorbeeld "in de uitverkoop: ja of nee".
Een voorbeeld van een multi select: het attribuut kleur met de keuzes rood, groen en blauw. Is een product zowel rood als blauw, dan selecteer je ze allebei.
De twee "reference data"-types laten we hier liggen. Die zijn voor specifieke situaties; de documentatie van Akeneo legt ze uit.
Waarom het juiste datatype ertoe doet
Zie de database van Akeneo als een blokkendoos. Elk attribuuttype is een vorm in het deksel: een vierkant voor een bestand, een driehoek voor tekst. Een driehoek past niet door het vierkante gat.
Dat is precies wat Akeneo doet. Bij elk attribuut controleert het of de informatie die je opslaat van het juiste type is. Zo voorkomt Akeneo dat de verkeerde informatie in het verkeerde veld belandt, en dat je database (deels) onleesbaar wordt.
Met corrupt bedoelen we dat de database de informatie niet meer kan uitlezen. Maak daarom, net als bij elk ander systeem, elke dag een back-up.
Vervuiling en inconsistentie voorkomen
Een vervuilde database is net zo onhandig als een corrupte, alleen merk je het later. Vervuiling ontstaat als:
- er irrelevante informatie wordt opgeslagen;
- twee attributen dezelfde informatie bevatten, zoals een apart kleurattribuut voor lampen en voor stoelen;
- informatie in het verkeerde attribuuttype staat, waardoor dezelfde waarde op verschillende manieren wordt ingevuld.
Dat laatste klinkt abstract, dus een voorbeeld. Het attribuut kleur is een tekstveld. Een zorgvuldige collega vult "Rood" in. Een stagiair met de beste bedoelingen typt "roodachtig". Een nieuwe collega maakt er "rood" van.
Nu staat dezelfde kleur er op drie manieren in. Heb je 5.000 producten waarvan er 300 rood zijn, dan komt bij een zoekopdracht op "rood" maar een deel boven. Je klant ziet minder producten dan je hebt, en je filters in de webshop kloppen niet.
De oplossing is een select. Bij een simple of multi select maak je de waarden vooraf aan: rood, groen, blauw. Wie een product bewerkt, kiest uit die lijst en kan zelf niets intypen. Zoek je daarna op rood, dan krijg je keurig alle 300.
Welk attribuuttype kies je?
Stel jezelf bij elk nieuw attribuut één vraag: weet je vooraf welke waarden erin komen?
- Ja: kies een simple select als er één waarde mag, zoals een maat. Mogen het er meerdere zijn, zoals bij kleur, kies dan een multi select.
- Nee: kies een tekstveld van maximaal 255 tekens voor korte tekst, zoals een productnaam, of een text area voor een omschrijving.
Kies niet te snel voor een tekstveld omdat er veel opties zijn. Een select met 250 waarden is heel normaal. Hoe groter je assortiment, hoe meer dit je oplevert.
Het doel: zoveel mogelijk relevante productinformatie, in zo min mogelijk attributen, zo consistent mogelijk.
De grootste valkuil: oude fouten verhuizen mee
Bij een overstap naar Akeneo gaat je bestaande data mee. Zitten daar dubbele producten, lege velden en vijf schrijfwijzen van dezelfde kleur in, dan staan die straks netjes in je nieuwe systeem. Het PIM is nieuw, de fouten zijn oud.
En daarna ruimt niemand ze meer op. Want "het staat nu toch in het PIM".
Dit zien we in de praktijk het vaakst. Daarom schonen we eerst op en richten we pas daarna in. AI is daar een goed hulpmiddel bij: het ziet in duizenden producten patronen die je met het blote oog mist. Denk aan dezelfde waarde in vijf schrijfwijzen, dubbele producten met een net andere sku, of attributen die bij de helft van een familie leeg zijn. Welke waarde klopt, beslist je team.
Akeneo implementeren: zo pakken we het aan
Uittekenen hoe je productdata nu loopt
Waar komt informatie vandaan, in welke systemen staat het, en wie werkt eraan?
Datakwaliteit meten en opschonen
Dubbelen, lege velden en inconsistente waarden eruit, voordat er iets verhuist.
Het datamodel ontwerpen
Families, attribuutgroepen, attributen en varianten, afgestemd op je assortiment.
Importeren
De opgeschoonde data in bulk inladen.
Koppelen
Akeneo verbinden met je webshop en je ERP.
Je team meenemen
Uitleg, documentatie, en vaste afspraken over wie eigenaar is van welk veld.
Hoe lang dat duurt, hangt vooral af van de kwaliteit van je data vooraf. Die is lastig te schatten zonder er eerst in te kijken. Daarom meten we in de Grip & Groei-scan eerst je datakwaliteit. Dan weet je waar je aan begint, voordat je ergens aan vastzit.
Wat kost het je om niet te automatiseren?
Vul vijf getallen in en zie direct wat één handmatig proces je per jaar kost, in euro's, uren en werkweken.
Reken het zelf uitAkeneo koppelen met je webshop en ERP
Akeneo heeft een REST API, waarmee je productdata ophaalt of binnenhaalt vanuit andere systemen. Align-IT koppelt Akeneo vooral met Shopware en Exact Online. Voor platforms als Shopify, Magento en WooCommerce, en ERP's als Business Central, bestaan connectoren, of je bouwt een koppeling via de API.
Leg vooraf vast welk systeem leidend is voor welk gegeven. Bijvoorbeeld: voorraad en inkoopprijs uit je ERP, productteksten en specificaties uit Akeneo. Anders overschrijven systemen elkaars data, en weet niemand meer welke waarde klopt.
Akeneo voor groothandels en webshops
Het datamodel verschilt per bedrijf.
- Een groothandel heeft vaak duizenden artikelen en productdata die van leveranciers binnenkomt in hun eigen formaat. Daarbij komen veel technische specificaties met eenheden, en meerdere kanalen zoals een webshop, een B2B-portaal en prijslijsten.
- Een webshop draait meer om productteksten, afbeeldingen, varianten in maat en kleur (family variants en product models in Akeneo) en vaak meerdere talen.
In mode draait het om varianten, in de bouw om technische specificaties. Daarom tekenen we het datamodel altijd eerst uit, voordat er één familie wordt aangemaakt.
Uit de praktijk
Profipack, groothandel in verpakkingsmaterialen, was in 2020 ons eerste Akeneo-project. Rond Akeneo groeide daarna het hele systeemlandschap: Shopware, Exact Online en Picqer.
Align-IT zorgt ervoor dat onze verschillende software zo efficiënt mogelijk samenwerken. Dit heeft ons geholpen met groeien, dit zien we terug in verhoogde omzet en efficiëntere processen.
Rick Sangers, DGA Profipack Verpakkingsmaterialen
Nouvez, webshop in meubels en interieur, wilde al zijn productdata op één plek. We zetten een schone Akeneo-installatie op, richtten de families en attributen in, voerden nieuwe productdata in bulk in en bouwden een koppeling naar Shopware.
Meer voorbeelden staan bij onze klantcases. Wil je weten hoe je productdata daarna automatisch naar al je kanalen gaat? Lees dan verder over productdata automatiseren en product data management.
Veelgestelde vragen
Is Akeneo gratis?
De Community Edition van Akeneo is gratis en open source. Je betaalt wel voor hosting, onderhoud, updates en de inrichting. De Growth en Enterprise Edition zijn betaalde SaaS-versies.
Wat kost een Akeneo-implementatie?
Dat hangt vooral af van de kwaliteit van je data vooraf, het aantal producten en het aantal koppelingen. Align-IT werkt met een vaste prijs per stap en begint met de Grip & Groei-scan, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.
Hoe lang duurt een Akeneo-implementatie?
Dat verschilt per bedrijf en hangt het meest af van hoe schoon je data al is. Align-IT meet de datakwaliteit eerst in de Grip & Groei-scan. Daarna geven we een eerlijke planning.
Wat is het verschil tussen PIM en MDM?
Een PIM-systeem beheert productinformatie voor verkoop en marketing: teksten, specificaties en afbeeldingen. MDM (Master Data Management) gaat breder en omvat ook klant-, leveranciers- en financiële stamgegevens. Voor de productdata van een webshop of groothandel is een PIM zoals Akeneo meestal genoeg.
Kan Akeneo koppelen met Exact Online of Business Central?
Ja. Akeneo heeft een REST API waarmee je het aan je ERP koppelt. Align-IT koppelt Akeneo met Exact Online en Shopware. Voor Business Central bestaan connectoren, of je bouwt een koppeling via de API.
Wanneer heb je een PIM-systeem nodig?
Dat hangt af van je aantal producten, kanalen en plannen. Houd je dezelfde productinformatie op meerdere plekken bij, dan is het tijd om ernaar te kijken. Soms los je het grootste knelpunt eerst op met een slimme koppeling, en is een PIM pas later logisch. In de Grip & Groei-scan zoekt Align-IT dat voor je uit.
Geschreven door Stan Peters
Bedrijfskundige en developer. Werkt sinds 2020 aan de processen en systemen van webshops en groothandels.
Akeneo goed inrichten of opschonen?
In 45 minuten bespreken we waar je tegenaan loopt en of de Grip & Groei-scan het juiste startpunt is.
Plan een kennismakingVrijblijvend · 45 minuten · je weet daarna of de scan bij je past