Wat is automatisering? Uitleg met voorbeelden
Automatisering is het laten uitvoeren van taken door computers of machines, zodat mensen er geen tijd meer aan kwijt zijn. Align-IT automatiseert processen voor groeiende webshops en groothandels, van voorraadbeheer tot orderverwerking.
Ben je veel tijd kwijt aan werk dat steeds terugkomt? Dan is het tijd om naar automatisering te kijken. We leggen uit wat automatisering en procesautomatisering zijn, wat je nodig hebt om te beginnen en wanneer het loont.
Wat is automatisering?
De definitie: automatisering is het vervangen van menselijke arbeid door machines, computers en computerprogramma's.
Taken die steeds volgens dezelfde logische stappen gaan, zoals voorraadbeheer, zijn het meest geschikt om te automatiseren.
Wat is een proces?
Een proces is een reeks opeenvolgende activiteiten met een duidelijk eindresultaat. Is een proces helder beschreven, dan voert elke medewerker het op dezelfde manier uit, met steeds hetzelfde resultaat.
Wat is procesautomatisering?
Bij procesautomatisering automatiseer je een proces helemaal, of een deel van de activiteiten erin. Daarvoor moet je eerst weten hoe het proces loopt.
Wat heb je nodig om een proces te automatiseren?
Een duidelijk proces
Zonder te weten hoe een proces echt loopt, kun je niet beoordelen wat je kunt automatiseren. Doe bij elke activiteit de check "als dit, doe dan dat".
Een voorbeeld uit voorraadbeheer: als de voorraad van product A onder het bestelniveau van 250 komt, zet product A dan op het besteloverzicht.
Kun je elke activiteit zo beschrijven, dan is het hele proces te automatiseren. Lukt dat bij een activiteit niet, zoals een pallet met de heftruck uit de stelling halen, dan blijft dat mensenwerk. De rest van het proces kun je vaak wel automatiseren, en zelfs één geautomatiseerde activiteit levert al iets op.
Sommig werk blijft altijd mensenwerk. Een psycholoog leeft zich in en weegt complexe situaties af. Een computer kent geen empathie en beslist alleen op basis van regels.
Goede data
In het voorbeeld controleert de computer op het bestelniveau van 250. Dat getal moet altijd beschikbaar zijn en altijd kloppen.
Houd je je voorraad nog op papier bij, dan moet je die eerst digitaliseren, bijvoorbeeld in Excel. Met formules maak je daar een besteladvies op basis van het bestelniveau. Het proces is dan deels geautomatiseerd: jij voert de voorraad in, de berekening gaat vanzelf.
Het risico is een typfout of een vergeten update, waardoor er verkeerde artikelen op je besteladvies komen. Daarom geldt één simpele regel: geef je een computer rommel, dan krijg je rommel terug. Bij de meeste mislukte automatiseringen ligt het aan de data die mensen invoeren.
Een ERP- of WMS-systeem houdt de voorraad automatisch bij, zodat je besteladvies altijd op de laatste stand is gebaseerd. Ook dan blijf je verantwoordelijk voor de data die je invoert. Reken erop dat je een deel van de tijdwinst terug investeert in het onderhoud van je systeem en je data. Lees meer over datakwaliteit verbeteren.
Je team
Automatiseer je een proces of stap je over op een nieuw systeem, betrek je medewerkers er dan vroeg bij. Geef ze inspraak, zodat ze zich gehoord voelen.
Sommige medewerkers maken zich zorgen om hun baan, net als de lantaarnopsteker toen de elektrische lantaarnpaal kwam. Leg uit dat automatisering vooral saai, herhalend en administratief werk weghaalt. Er komt tijd vrij voor het echte werk, en er ontstaan nieuwe taken, zoals het onderhouden en verbeteren van de automatisering.
Wanneer automatiseer je bedrijfsprocessen?
Dat verschilt per bedrijf. Kosten een of meer processen structureel te veel tijd, dan is het moment daar.
Heb je nog geen systeem, kijk dan eerst wat je bedrijf het meest nodig heeft en welk systeem daarbij past. Heb je al systemen en loopt er toch nog veel handmatig, zoek dan eerst binnen die systemen naar mogelijkheden. Pas daarna kijk je naar extra systemen of maatwerk.
Wat kost het je om niet te automatiseren?
Vul vijf getallen in en zie direct wat één handmatig proces je per jaar kost, in euro's, uren en werkweken.
Reken het zelf uitOok kleine bedrijven automatiseren
Je hoeft geen 2.000 medewerkers te hebben om te automatiseren. Reken je 1.025 keer 57 uit met een rekenmachine, dan heb je die som al geautomatiseerd. Ook wie informatie in Excel bijhoudt en met formules rekent, automatiseert al. Met Excel kom je een heel eind.
Het belangrijkste is dat je weet wat je bedrijf nodig heeft, en welke vorm van automatisering daarbij helpt.
De grootste fout: je oude proces in een nieuw systeem stoppen
Een veelgemaakte fout is een nieuw systeem kopen en het daarna aanpassen aan je huidige werkwijze. Dan stop je een inefficiënt proces in een nieuw systeem.
Kijk welke activiteiten het nieuwe systeem kan overnemen, en pas je proces daarop aan. Het systeem wordt leidend in je bedrijf, dus richt je processen er zo goed mogelijk op in.
Hoe Align-IT helpt
Align-IT automatiseert sinds 2020 processen voor webshops en groothandels. We helpen met advies, analyse, implementatie, maatwerk en onderhoud. Voorbeelden lees je bij onze klantcases, meer uitleg in onze andere blogs.
Veelgestelde vragen
Wat is automatisering?
Automatisering is het vervangen van menselijke arbeid door machines, computers en computerprogramma's. Taken die steeds volgens dezelfde logische stappen gaan, zoals voorraadbeheer, zijn het meest geschikt.
Wat is het verschil tussen automatisering en procesautomatisering?
Automatisering gaat over het laten overnemen van een taak door een computer of machine. Procesautomatisering gaat over een heel proces, of een deel van de activiteiten erin. Daarvoor moet je eerst weten hoe het proces loopt.
Welke processen kun je in een webshop automatiseren?
Vaak zijn dat orderverwerking, voorraadupdates tussen webshop en magazijn, productdata, facturatie en klantmails, zoals een bericht bij een backorder. Align-IT brengt eerst het proces in kaart, zodat je automatiseert wat het meeste oplevert.
Wat kost handmatig werk?
Reken uit: minuten per dag, keer het aantal medewerkers, keer het aantal werkdagen, keer het uurloon. Een taak van 20 minuten per dag kost per medewerker ongeveer 77 uur per jaar. Met de kostencalculator van Align-IT reken je het uit voor je eigen taken.
Kan ik automatiseren zonder technische kennis?
Voor veel taken wel: je webshop, ERP of WMS heeft vaak ingebouwde automatiseringen en standaardkoppelingen. Voor koppelingen tussen systemen of maatwerk heb je technische kennis nodig, of een partij als Align-IT.
Wanneer moet je automatiseren?
Als een proces structureel veel tijd kost, foutgevoelig is of steeds hetzelfde gaat. Kijk eerst wat je huidige systemen al kunnen, en pas daarna naar extra systemen of maatwerk.
Geschreven door Stan Peters
Bedrijfskundige en developer. Werkt sinds 2020 aan de processen en systemen van webshops en groothandels.
Processen automatiseren?
In 45 minuten bespreken we waar je tegenaan loopt en of de Grip & Groei-scan het juiste startpunt is.
Plan een kennismakingVrijblijvend · 45 minuten · je weet daarna of de scan bij je past