Waarom goed product data management het verschil maakt in e-commerce
In de wereld van e-commerce draait alles om snelheid, schaalbaarheid én nauwkeurigheid. En in het hart daarvan staat één ding centraal: product data. Of je nu duizenden producten aanbiedt in je webshop, actief bent op meerdere marketplaces, of werkt met leveranciers die elk hun eigen formats hanteren. Dan weet je: product data management is allesbehalve simpel.
Toch wordt het belang van goed georganiseerde productinformatie vaak onderschat. Terwijl een heldere aanpak van je product data niet alleen zorgt voor een betere klantervaring, maar ook je omzet, efficiëntie en groeimogelijkheden direct beïnvloedt.
In deze blog ontdek je wat product data management precies inhoudt, waarom het essentieel is voor moderne e-commercebedrijven, en hoe een product data manager of specialist daar een sleutelrol in speelt. We geven je praktische tips, inzichten en best practices waarmee jij je productinformatie eindelijk onder controle krijgt.
De volgende onderwerpen komen aan bod:
- Wat is product data management
- Waarom is goed beheer van product data cruciaal voor e-commerce?
- De rol van een product data manager of specialist
- Veelvoorkomende uitdagingen bij product data management
- Best practices en tools voor effectief product data management
- Uw product data management professionaliseren?
Wat is product data management?
Product Data Management (PDM) is het proces waarin je alle product gerelateerde informatie organiseert, beheert en beschikbaar stelt binnen je organisatie en richting externe kanalen (zoals webshops, marketplaces, en datasheets).
Denk hierbij aan:
- Producttitels en beschrijvingen
- Specificaties (gewicht, afmetingen, kleur)
- Prijsinformatie
- Voorraadstatus
- Productafbeeldingen en video’s
- Relaties met andere producten (varianten, accessoires, bundels)
Een goede PDM-structuur zorgt ervoor dat al deze gegevens:
- Correct en up-to-date zijn
- Consistent worden weergegeven over alle kanalen
- Makkelijk te vinden en te bewerken zijn voor je team
Waarom is goed beheer van product data cruciaal voor e-commerce?
In e-commerce is productinformatie het verkooppraatje. Klanten kunnen het product niet vasthouden of proberen, dus de kwaliteit van je data bepaalt of iemand wel of niet koopt.
Redenen waarom product data management belangrijk is:
- Conversie verhogen: Duidelijke, consistente productinformatie verhoogt het vertrouwen en verlaagt retouren.
- Efficiëntie in interne processen: Minder handmatig werk, minder fouten, snellere time-to-market.
- Betere samenwerking met leveranciers en partners: Geünificeerde formats en automatische datastromen besparen tijd.
- Schaalbaarheid: Als je groeit, wordt handmatig beheer onhoudbaar. Goede PDM maakt automatisering mogelijk.
- SEO-voordelen: Structuur in je data leidt tot betere indexatie in zoekmachines en marketplaces.
De rol van een product data manager of specialist
Een product data manager of product data specialist is staat centraal in het beheren en optimaliseren van productinformatie.
Taken van een product data specialist:
- Coördineren van datastromen tussen afdelingen (marketing, inkoop, verkoop, IT en meer)
- Controleren en optimaliseren van datakwaliteit
- Beheren van het PIM-systeem (Product Information Management systeem)
- Structureren van categorisatie en attributen
- Koppelingen onderhouden met ERP, webshop en marketplaces
Deze rol vereist een combinatie van:
- Technisch inzicht
- Affiniteit met data
- Organisatorisch vermogen
- E-commerce kennis
Zonder structuur en verantwoordelijkheid ontstaat misinformatie en onduidelijkheid, dit heeft direct invloed op je klantbeleving én omzet.
Veelvoorkomende uitdagingen bij product data management
Zelfs grote bedrijven worstelen met hun productdata. Enkele herkenbare problemen:
- Inconsistente data tussen kanalen
- Verouderde of incomplete informatie
- Te veel handmatig werk in Excel
- Geen centrale databron (single source of truth)
- Geen eigenaarschap over productinformatie (wie is verantwoordelijk?)
- Geen first-time-right proces tijdens aanmaken producten (welke informatie is essentieel?)
Zonder structuur en verantwoordelijkheid ontstaat misinformatie en onduidelijkheid, dit heeft direct invloed op je klantbeleving én omzet.
Best practices en tools voor effectief product data management
1. Werk met een PIM-systeem
Een PIM (Product Information Management)-systeem is dé basis voor professioneel product data beheer. Enkele bekende tools:
- Akeneo (lees onze blog over Akeneo)
- Pimcore
- KatanaPIM
Een PIM helpt je om data centraal te beheren, verrijken en verspreiden over al je verkoopkanalen.
1.5 Geen PIM systeem?
Als u zonder PIM systeem werkt en vertrouwd op Excel sheets? Dit is zonder meer een valide methode om uw product data aan te maken, op te slaan en te verrijken mits je op de volgende punten let:
- Zorg dat er een master bestand is (single source of truth)
- Bouw met Excel formules geautomatiseerde checks in (lengte van seo namen bijv.)
- Eén iemand verantwoordelijk voor het sheet
- Makkelijke distributie van product data (import en export templates).
- Duidelijke instructies hoe het bestand te verrijken, op te slaan en te distribueren.
- Back-up masterbestand
Het meest belangrijk is dat uw masterbestand hap klare informatie voor andere systemen kan leveren zonder (veel) handmatig werk.
Naarmate de omvang groeit van uw product data en er meer systemen bij komen die vragen om product data is de overweging voor een PIM systeem te maken. Voordeel is dat een PIM systeem via API continue product data kan delen over al je systemen.
Overigens de implementatie van een PIM systeem makkelijker gezegd dan gedaan. Dus bereid je bedrijf goed voor op de implementatie van een PIM systeem, want dit is nooit alleen het PIM systeem zelf maar ook alle koppelingen die gemaakt moeten worden en vraagt aanpassingen van veel van uw huidige data processen.
2. Definieer een datastructuur en verantwoordelijkheden
Het is belangrijk een goede datastructuur te hebben en duidelijke afspraken en processen om deze structuur te behouden:
- Leg vast welke velden verplicht zijn (bijv. titel, korte omschrijving, afbeelding, prijs)
- Wijs per veld of productgroep een eigenaar aan (indien mogelijk)
- Werk met data validatie en automatische controles
3. Automatiseer zoveel mogelijk
Gebruik API-koppelingen met leveranciers, ERP-systemen en marketplaces om handmatig werk te minimaliseren. Zorg voor duidelijke instructies over processen:
- In faseren product
- Uit faseren product
- Lifecycles van producten
- Soorten product types (simpel, variant, speciaal voor klant)
4. Zorg voor duidelijke categorisatie en attributen
Een goed gestructureerde categorieboom en attribuut beheer zorgen voor betere filtermogelijkheden op je webshop én maken je data beter doorzoekbaar en consistent.
5. Focus op datakwaliteit
Controleer regelmatig op:
- Dubbele producten
- Verouderde informatie
- Spelfouten of inconsistenties
Een hoge datakwaliteit vertaalt zich direct in hogere conversie, consistente informatie en minder vragen. Dit zorgt op langere termijn voor meer autonoom werken.
Controles op product data kan uitstekend in een Excel bestand:
- Draai een export van al je product data vanuit je PIM systeem
- Plak dit in een nieuwe sheet in “Alle product data”
- In een ander blad “controle” kunt u op basis van allerlei formules controleren of bijv titels niet te lang zijn, er informatie mist bij attributen en of lifecycles van artikelen nog wel kloppen.
Combineer je product data ook met data uit andere systemen, bijvoorbeeld een voorraad systeem. Check bijvoorbeeld of je producten hebt liggen met voorraad in je magazijn maar niet online staan in je webshop.
Deze controle kan je één keer per week doen om gemaakte foutjes snel te achterhalen en te corrigeren.
Uw product data management professionaliseren?
Ben jij klaar om je productdata professioneel aan te pakken? Overweeg dan om een product data specialist in te schakelen en/of te investeren in een goed PIM-systeem. Heb je hulp nodig met het opzetten van je data management vraagstukken?
Neem gerust contact op, dan denken we graag met je mee.