Data governance: hoe borg je optimale datakwaliteit met het First Time Right-principe?

Data is het kloppend hart van ieder e-commercebedrijf. Vele soorten data types over bijvoorbeeld: producten, orders, klanten en leveranciers ontstaan en stromen dagelijks door verschillende systemen heen. Maar hoe zorg je dat al die data kwalitatief hoogwaardig blijft én betrouwbaar is? Via sterk data governance en het toepassen van het First Time Right-principe leg je een solide fundering voor jouw organisatie.

In deze blog leggen we uit wat data governance inhoudt, hoe je datakwaliteit borgt en hoe het First Time Right-principe daarbij een cruciale rol speelt.

De volgende onderwerpen komen aan bod:

data governance first time right

Wat is data governance?

Data governance is het geheel van beleid, procedures en rollen die zorgen voor duidelijke verantwoordelijkheid en beheer van data binnen een organisatie.

Dit betekent: je bepaalt wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe je ervoor zorgt dat data altijd betrouwbaar, consistent en veilig blijft.

Goede data governance zorgt voor:

  • Betrouwbare beslissingen nemen
  • Compliant zijn aan wet- en regelgeving (zoals AVG)
  • Efficiënter werken, omdat iedereen dezelfde duidelijke standaarden volgt
  • Beter bedienen van klanten door consistente data
  • Soepele implementatie van AI-oplossingen op basis van organisatie data

Waarom datakwaliteit zo belangrijk is voor e-commerce

Binnen e-commerce heeft goede datakwaliteit direct invloed op je succes. Slechte of inconsistente data leiden tot:

  • Foutieve productvermeldingen
  • Lage conversies
  • Hogere retourpercentages
  • Inefficiënte processen (veel handmatig correctiewerk)
  • Miscommunicatie binnen de organisatie en daarbuiten

Goede datakwaliteit verhoogt je omzet en verbetert de klantervaring aanzienlijk. Bijkomend voordeel is dat interne informatievoorziening altijd goed is. Dit zorgt voor minder vragen, verwarring en miscommunicaties binnen jouw organisatie.

Het principe draait om één simpel idee: zorg dat alles in één keer direct goed gebeurt, om fouten verderop in het proces te voorkomen.

Wat betekent het First Time Right principe?

Het First Time Right (FTR)-principe komt oorspronkelijk uit kwaliteitsmanagementmethodes zoals Six Sigma en lean manufacturing.

Het principe draait om één simpel idee: zorg dat alles in één keer direct goed gebeurt, om fouten verderop in het proces te voorkomen.

Binnen data governance vertaalt dit principe zich naar:

  • Data meteen correct en volledig invoeren bij het ontstaan
  • Automatische controles toepassen om fouten bij invoer te voorkomen
  • Duidelijke standaarden en validatieregels gebruiken
  • Single source of truth

Door dit principe in te zetten voorkom je dat kleine fouten zich door je systemen verspreiden en uiteindelijk ophopen naar grotere problemen zoals: dashboards die resultaten weergeven op niet kloppende data waardoor verkeerde beslissingen genomen worden, integraties die door verkeerde data worden gevoed en nog veel meer.

Hoe je First Time Right toepast binnen data governance

1. Duidelijke verantwoordelijkheid en ownership

Ga na welke soort data types je hebt in jouw organisatie, in e-commerce zie je standaard: product, klant, order, voorraad, leverancier, verzendlabel.

Werk uit waar elk data type wordt aangemaakt in je systemen en wie daar verantwoordelijk voor is. Hierdoor weet iedereen precies wie moet zorgen voor goede kwaliteit en kan er direct actie worden ondernomen als data niet klopt.

2. Stel datastandaarden en validatieregels op

Nu je weet welke datatypes je hebt en wie verantwoordelijk is, kijk nu naar elk data type en kijk welke attributen (velden) verplicht zijn en hoe deze opgeslagen moeten worden. Voor een product kan dat zijn:

  • Verplicht veld: producttitel
  • Formaat van datum (dd-mm-yyyy)
  • Vaste lijst voor kleuren of maten

Bij het data type klant kan je standaard velden verplicht maken zoals NAW-gegevens. Daarbij kan je specificeren: het veld branche alleen voor B2B klanten.

Op deze manier kan je een data type globale verplichte velden geven én specifieke verplichte velden/regels voor aftakkingen van dit data type.

3. Gebruik geautomatiseerde controles

Ga na in hoeverre je huidige systemen het verplicht maken van velden toestaan. Systemen zoals een Product Information Management (PIM)-systeem zoals Akeneo kunnen realtime controleren of ingevoerde data voldoet aan vastgestelde regels. Hierdoor krijg je direct feedback bij foute invoer.

Mochten er binnen jouw huidige systemen geen mogelijkheden zijn voor verplichte velden of regels, kan je dit op twee manieren ondervangen:

  • Maak een duidelijke instructie per data type hoe deze aangemaakt moet worden (standaardiseren)
  • Richt een Excel bestand in waar je een volledige export van het data type in kan zetten waarbij je in een ander blad controleert of de afgesproken velden correct zijn gevuld (aan de hand van Excel formules).

Door deze twee punten te combineren geef je medewerkers de verantwoording het data type juist aan te maken en geeft jou als controller de tool om te kijken of er in de loop der tijd verplichte informatie begint te ontbreken bij het data type. 

4. Train medewerkers en maak ze bewust

Maak medewerkers bewust van waarom First Time Right zo belangrijk is en hoe dit bijdraagt aan minder fouten en betere resultaten. Mensen die het belang begrijpen, werken zorgvuldiger.

Pak een uur de tijd in een afgesloten ruimte met je medewerkers (een mini workshop). Deel uitgewerkte instructies uit die stap voor stap, met screenshots beschrijven wat je moet doen. Combineer dit met een schermopname die laat zien hoe je de taak uitvoert en je zit helemaal goed.

Laat ook zien wat gevolgen kunnen zijn als data niet klopt. Verkeerde verkoopanalyse, verkeerde informatie naar klant. Maar laat ook zeker zien wat goed gaat doordat data FTR wordt aangemaakt.

Het vertellen aan je medewerkers is één ding maar het laten zien is nog veel beter.

Voorbeelden van First Time Right in e-commerce

Stel dat een medewerker nieuwe producten invoert. Zonder FTR is het mogelijk dat:

  • De productomschrijving ontbreekt
  • De EAN-code fout is
  • Geen prijzen opgeslagen of foute prijzen worden gemaakt
  • Afbeeldingen onjuist gekoppeld worden

Met FTR-principe voorkom je dit doordat:

  • De medewerker realtime waarschuwingen krijgt bij ontbrekende velden
  • Automatisch checks gebeuren op formaten en codes
  • Er duidelijk beschreven staat wat verplicht is

Het is belangrijk dat het FTR principe leeft onder je medewerkers en het niet verwaterd. Maak als controller bijvoorbeeld een maandelijks rapport met percentages ingevulde verplichte velden. Als het percentage bijvoorbeeld in maart rond de 99,5% zit en in april op 98,5%, gaan medewerkers zich afvragen hoe dat kan. Medewerkers denken dan actief na over het FTR principe én het leeft daardoor automatisch binnen je organisatie.

Conclusie over data governance en first time right

Een sterke data governance aanpak, ondersteund door het First Time Right-principe, zorgt dat jouw data vanaf het allereerste begin kloppend en betrouwbaar is. Zeker binnen e-commerce, waar datakwaliteit direct samenhangt met conversie en klanttevredenheid, is dit onmisbaar.

Zorg daarom dat je data governance duidelijk organiseert, verantwoordelijkheden helder maakt en je systemen automatiseert om data direct goed te krijgen. Zo voorkom je kostbare fouten én zorg je voor groei van jouw bedrijf.

Beginnen met data governance of verbeteren?

Wil jij ook aan de slag met betere data governance en het First Time Right-principe implementeren binnen jouw organisatie maar niet helemaal zeker hoe? Neem vrijblijvend contact op en ontdek hoe wij je hierbij kunnen ondersteunen.

Kom met ons in contact

Klaar om je product data governance naar een nieuw niveau te tillen? Neem vandaag nog contact op en ontdek de mogelijkheden.