Bent u veel tijd kwijt aan terugkerende werkzaamheden? Stelt u zich eens voor dat u deze tijd niet meer kwijt bent aan deze taken en u zich kan focussen op uw kerntaken? Hoeveel tijd houdt u dan over? Dan is het allicht tijd om automatisering binnen uw processen serieus aan te aanpakken.
In deze Align-IT blog vertellen wij u het volgende over automatisering:
– Wat is automatisering?
– Wat is een proces?
– Wat is proces automatisering?
– Wat zijn de voorwaarden om te automatiseren?
– Wanneer is het tijd om te automatiseren?
– Wanneer automatiseer ik als bedrijf?
– Hoe kan Align-IT u helpen bij uw proces automatisering?
In deze Align-IT blog vertellen wij u het volgende over automatisering:
– Wat is automatisering?
– Wat is een proces?
– Wat is proces automatisering?
– Wat zijn de voorwaarden om te automatiseren?
– Wanneer is het tijd om te automatiseren?
– Wanneer automatiseer ik als bedrijf?
– Hoe kan Align-IT u helpen bij uw proces automatisering?
Wat is automatisering?
De definitie van automatisering is: “Automatisering is het vervangen van menselijke arbeid door machines of computers en computerprogramma’s.”
Door automatisering kan u dus taken laten overnemen door machines of computers. Taken (zoals voorraadbeheer) die vaak uitgevoerd moeten worden volgens logische stappen zijn erg geschikt om te automatiseren.
Door automatisering kan u dus taken laten overnemen door machines of computers. Taken (zoals voorraadbeheer) die vaak uitgevoerd moeten worden volgens logische stappen zijn erg geschikt om te automatiseren.
Wat is een proces?
Nu helder is wat automatisering betekent en wij graag onze processen willen automatiseren, is hier de definitie van een proces: “Een proces is een serie van opeenvolgende activiteiten. Deze activiteiten hebben een duidelijk doel: een eindresultaat”.
Door een proces te volgen kan u dus een eindresultaat halen. Een goed beschreven proces maakt dat een werknemer dit proces (in theorie) altijd goed uitvoert en altijd hetzelfde eindresultaat behaald.
Door een proces te volgen kan u dus een eindresultaat halen. Een goed beschreven proces maakt dat een werknemer dit proces (in theorie) altijd goed uitvoert en altijd hetzelfde eindresultaat behaald.
Wat is proces automatisering?
Met de termen “automatisering” en “proces” helder, wordt het duidelijk waarom de twee termen gecombineerd worden tot “proces automatisering”: Er moet een proces zijn om te weten of u dit proces in zijn geheel kan automatiseren. Of dat u bepaalde activiteiten kan automatiseren waardoor een proces deels geautomatiseerd wordt.
Wat zijn de voorwaarden om te automatiseren?
proces:
Zonder te weten hoe een proces er daadwerkelijk uitziet, is het niet mogelijk om te analyseren of het proces in zijn geheel of deels geautomatiseerd kan worden.
If this, then, do that: Met een duidelijk proces is de vraag nu: Kan ik het proces automatiseren? Dit lijkt vaak een voor de hand liggend antwoord met “ja”. Maar het is handig om de volgende check te doen bij elk activiteit in het proces: “if this, then, do that” oftewel “Als dit, doe dan dat”.
Voorbeeld van een activiteit uit voorraadbeheer proces: Als de voorraad van product A onder het bestelniveau van 250 komt, dan wordt product A in het besteloverzicht gezet.
Als u elk activiteit in het proces met de check kan beantwoorden, dan is het hele proces rijp om geautomatiseerd te worden. Het kan ook zijn dat niet elk activiteit te beantwoorden is met de check.
Voorbeeld kan zijn als het activiteit betreft “het pakken van een pallet uit de stelling met de heftruck” (uitgaande dat u geen volledig geautomatiseerd magazijn tot uw beschikking heeft), is dit een activiteit dat een mens moet uitvoeren. U kan deze vraag niet beantwoorden met de check. Laat dit niet direct een afkeer zijn om het verdere proces te checken. Het is bijna altijd de moeite waard om een proces deels te automatiseren, ook als het maar één activiteit is.
Dat gezegd hebbende zijn sommige processen niet te automatiseren. Bijvoorbeeld bij beroepen waarbij emotionele intelligentie en empathie een grote rol spelen. Een psycholoog kan zich inleven in een ander persoon en complexe problemen analyseren van die persoon. Een computer daarentegen heeft geen emotie en empathisch vermogen en kan eigenlijk alleen ja of nee beslissen.
If this, then, do that: Met een duidelijk proces is de vraag nu: Kan ik het proces automatiseren? Dit lijkt vaak een voor de hand liggend antwoord met “ja”. Maar het is handig om de volgende check te doen bij elk activiteit in het proces: “if this, then, do that” oftewel “Als dit, doe dan dat”.
Voorbeeld van een activiteit uit voorraadbeheer proces: Als de voorraad van product A onder het bestelniveau van 250 komt, dan wordt product A in het besteloverzicht gezet.
Als u elk activiteit in het proces met de check kan beantwoorden, dan is het hele proces rijp om geautomatiseerd te worden. Het kan ook zijn dat niet elk activiteit te beantwoorden is met de check.
Voorbeeld kan zijn als het activiteit betreft “het pakken van een pallet uit de stelling met de heftruck” (uitgaande dat u geen volledig geautomatiseerd magazijn tot uw beschikking heeft), is dit een activiteit dat een mens moet uitvoeren. U kan deze vraag niet beantwoorden met de check. Laat dit niet direct een afkeer zijn om het verdere proces te checken. Het is bijna altijd de moeite waard om een proces deels te automatiseren, ook als het maar één activiteit is.
Dat gezegd hebbende zijn sommige processen niet te automatiseren. Bijvoorbeeld bij beroepen waarbij emotionele intelligentie en empathie een grote rol spelen. Een psycholoog kan zich inleven in een ander persoon en complexe problemen analyseren van die persoon. Een computer daarentegen heeft geen emotie en empathisch vermogen en kan eigenlijk alleen ja of nee beslissen.
Data:
Uit het voorbeeld van de “als dit, doe dan dat” check, leest u dat er wordt gecontroleerd op het bestelniveau met de waarde 250. Dit is één stukje data waarop de computer kan controleren of iets wel of niet in het besteladvies moet.
Het allerbelangrijkste is dat de computer altijd bij dit stukje data kan om te rekenen en dit stukje informatie altijd klopt, dit betekent in de simpelste vorm:
Houdt u de voorraad nog bij op een papier (wij hopen van niet maar het kan), dan moet u deze informatie eerst digitaliseren. Dit kan bijvoorbeeld door de voorraad en bestelniveau van elk product in een Excel sheet op te slaan en bij te houden. In Excel is het mogelijk om met formules een besteladvies te maken op basis van het stukje informatie over het bestelniveau.
Hiermee automatiseer u deels het proces van het besteladvies. U moet nog steeds zelf de voorraad en bestelniveau per product invoeren maar de berekening voor het bestel advies wordt automatisch gedaan. Hier schuilt het gevaar dat de informatie niet klopt in het Excel bestand; door een typefout, niet bijgehouden of vergeten. Hierdoor komen er verkeerde artikelen op besteladvies te staan.
Hierbij geldt eigenlijk één simpele regel. Is de informatie die u geeft aan de computer rommelig, dan geeft de computer rommel terug. Dit is ook een hoofdreden waarom automatisering binnen bedrijven niet lukt of niet naar wens is. Het ligt vrijwel altijd aan de informatie die wij als mens aan de computer voeren.
Daarom digitaliseert u het liefst de informatie in een ERP-systeem of WMS-systeem. In deze systemen wordt de voorraad automatisch bijgehouden en is het besteladvies altijd op basis van de laatste informatie.
Dan hoeft u zich helemaal niet meer bezig te houden met het bijhouden van voorraad, u hoeft simpelweg alleen nog naar het besteladvies te kijken en nieuwe artikelen voorzien van een bestelniveau.
Ook als u kiest voor zulke systemen bent u nog steeds verantwoordelijk voor de kwaliteit van data die u levert aan het systeem en dus ook de kwaliteit van de automatisering. Sterker nog, een deel van de tijd die u bespaart aan automatisering moet terug geïnvesteerd worden in het onderhoud van uw systeem en data.
Heeft u al een ERP-systeem of WMS-systeem, dan is goed om te onderzoeken of er een besteladvies in het systeem zit en zo ja, hoe richt ik dit met de juiste en correcte data in.
Het allerbelangrijkste is dat de computer altijd bij dit stukje data kan om te rekenen en dit stukje informatie altijd klopt, dit betekent in de simpelste vorm:
Houdt u de voorraad nog bij op een papier (wij hopen van niet maar het kan), dan moet u deze informatie eerst digitaliseren. Dit kan bijvoorbeeld door de voorraad en bestelniveau van elk product in een Excel sheet op te slaan en bij te houden. In Excel is het mogelijk om met formules een besteladvies te maken op basis van het stukje informatie over het bestelniveau.
Hiermee automatiseer u deels het proces van het besteladvies. U moet nog steeds zelf de voorraad en bestelniveau per product invoeren maar de berekening voor het bestel advies wordt automatisch gedaan. Hier schuilt het gevaar dat de informatie niet klopt in het Excel bestand; door een typefout, niet bijgehouden of vergeten. Hierdoor komen er verkeerde artikelen op besteladvies te staan.
Hierbij geldt eigenlijk één simpele regel. Is de informatie die u geeft aan de computer rommelig, dan geeft de computer rommel terug. Dit is ook een hoofdreden waarom automatisering binnen bedrijven niet lukt of niet naar wens is. Het ligt vrijwel altijd aan de informatie die wij als mens aan de computer voeren.
Daarom digitaliseert u het liefst de informatie in een ERP-systeem of WMS-systeem. In deze systemen wordt de voorraad automatisch bijgehouden en is het besteladvies altijd op basis van de laatste informatie.
Dan hoeft u zich helemaal niet meer bezig te houden met het bijhouden van voorraad, u hoeft simpelweg alleen nog naar het besteladvies te kijken en nieuwe artikelen voorzien van een bestelniveau.
Ook als u kiest voor zulke systemen bent u nog steeds verantwoordelijk voor de kwaliteit van data die u levert aan het systeem en dus ook de kwaliteit van de automatisering. Sterker nog, een deel van de tijd die u bespaart aan automatisering moet terug geïnvesteerd worden in het onderhoud van uw systeem en data.
Heeft u al een ERP-systeem of WMS-systeem, dan is goed om te onderzoeken of er een besteladvies in het systeem zit en zo ja, hoe richt ik dit met de juiste en correcte data in.
Personeel:
Mocht u kiezen voor automatisering van een bedrijfsproces of kiezen voor een heel nieuw systeem die meerdere bedrijfsprocessen automatiseert is het zaak uw personeel hier tijdig van op de hoogte te stellen en te informeren en vooral mee te nemen (inspraak geven) in hoe de automatisering wordt geïmplementeerd.
Personeel kan denken dat hun baan zo meteen niet meer bestaat (denk aan de lantaarnopsteker, die werd vervangen door de komst van de elektrische lantaarnpaal).
Deze mensen kan je gerust stellen dat door middel van automatisering minder tijd gaat naar herhaaldelijke, administratieve, saaie taken en er meer gefocust kan worden op kerntaken. Daarnaast ontstaan er automatisch nieuwe taken om de automatisering of het systeem te onderhouden.
Personeel kan denken dat hun baan zo meteen niet meer bestaat (denk aan de lantaarnopsteker, die werd vervangen door de komst van de elektrische lantaarnpaal).
Deze mensen kan je gerust stellen dat door middel van automatisering minder tijd gaat naar herhaaldelijke, administratieve, saaie taken en er meer gefocust kan worden op kerntaken. Daarnaast ontstaan er automatisch nieuwe taken om de automatisering of het systeem te onderhouden.
Wanneer is het tijd om te automatiseren?
Nu dat u weet wat de termen “automatisering”, “proces” en “proces automatisering” inhouden en wat de voorwaarde zijn om automatisering te implementeren in uw bedrijf, kan u zich afvragen: “Wanneer is het tijd om te automatiseren”.
De antwoord op deze vraag is per bedrijf logischerwijs verschillend. Merkt u dat een proces of meerdere processen op de lange termijn te veel tijd kosten, dan is het goed om u zich nu in te gaan lezen welke automatisering past bij uw uitdaging. Dit kan een volledig nieuw systeem zijn, let hierbij heel goed op wat de primaire behoefte van uw bedrijf is en welk systeem daar het best bij aansluit.
Heeft u al een systeem of meerdere systemen maar lopen er processen toch nog handmatig. Dan is het tijd om uw systemen onder de loep te nemen en te kijken waar uw systemen processen deels of volledig kunnen automatiseren. Probeer dit eerst binnen de mogelijkheden van uw systemen, zodat u geen extra systemen of maatwerk nodig heeft.
De antwoord op deze vraag is per bedrijf logischerwijs verschillend. Merkt u dat een proces of meerdere processen op de lange termijn te veel tijd kosten, dan is het goed om u zich nu in te gaan lezen welke automatisering past bij uw uitdaging. Dit kan een volledig nieuw systeem zijn, let hierbij heel goed op wat de primaire behoefte van uw bedrijf is en welk systeem daar het best bij aansluit.
Heeft u al een systeem of meerdere systemen maar lopen er processen toch nog handmatig. Dan is het tijd om uw systemen onder de loep te nemen en te kijken waar uw systemen processen deels of volledig kunnen automatiseren. Probeer dit eerst binnen de mogelijkheden van uw systemen, zodat u geen extra systemen of maatwerk nodig heeft.
Wanneer automatiseer ik (niet) als bedrijf?
Met bovenstaande kennis in huis kan u zichzelf goed inbeelden hoe een automatiseringsproject moet verlopen. Goede voorbereiding en juiste kennis is hierbij essentieel.
Dat gezegd hebbende hoeft u geen gigantisch bedrijf met 2000 medewerkers wereldwijd te hebben om te automatiseren.
Als u een rekensom moet uitrekenen van 1025*57 en u doet dit met een rekenmachine, heeft u het proces van de som uitrekenen volledig geautomatiseerd door de rekenmachine te gebruiken.
* uitkomst van de som is overigens 58.425, wij gebruikte ook een rekenmachine. 😉
U maakt met bovenstaand voorbeeld gebruik van automatisering zonder het bewust door te hebben. Ook als u alleen nog Excel gebruikt om informatie op te slaan is dit al automatisering. In feite kan u erg ver komen met alleen Excel sheets.
Het belangrijkste is dat u als bedrijf op de hoogte bent van uw eigen behoefte. En welke vormen van automatisering hierbij kunnen helpen.
Een voorbeeld van hoe u niet automatiseert is door een systeem aan te schaffen en vervolgens het systeem aan te passen aan de huidige activiteiten van proces. Maar niet de activiteiten van het proces zoveel mogelijk aanpassen aan het systeem. Dus proberen het huidige inefficiënte proces in het nieuwe systeem te verwerken.
Kijk vooral welke activiteiten in het proces kan u vervangen door het nieuwe systeem en doe dit zo efficiënt mogelijk. Ook al betekent dat u andere activiteiten in het proces moet aanpassen naar het systeem. Het systeem gaat uiteindelijk leidend worden binnen uw bedrijf. Probeer daar uw processen zo goed mogelijk op in te richten.
Dat gezegd hebbende hoeft u geen gigantisch bedrijf met 2000 medewerkers wereldwijd te hebben om te automatiseren.
Als u een rekensom moet uitrekenen van 1025*57 en u doet dit met een rekenmachine, heeft u het proces van de som uitrekenen volledig geautomatiseerd door de rekenmachine te gebruiken.
* uitkomst van de som is overigens 58.425, wij gebruikte ook een rekenmachine. 😉
U maakt met bovenstaand voorbeeld gebruik van automatisering zonder het bewust door te hebben. Ook als u alleen nog Excel gebruikt om informatie op te slaan is dit al automatisering. In feite kan u erg ver komen met alleen Excel sheets.
Het belangrijkste is dat u als bedrijf op de hoogte bent van uw eigen behoefte. En welke vormen van automatisering hierbij kunnen helpen.
Een voorbeeld van hoe u niet automatiseert is door een systeem aan te schaffen en vervolgens het systeem aan te passen aan de huidige activiteiten van proces. Maar niet de activiteiten van het proces zoveel mogelijk aanpassen aan het systeem. Dus proberen het huidige inefficiënte proces in het nieuwe systeem te verwerken.
Kijk vooral welke activiteiten in het proces kan u vervangen door het nieuwe systeem en doe dit zo efficiënt mogelijk. Ook al betekent dat u andere activiteiten in het proces moet aanpassen naar het systeem. Het systeem gaat uiteindelijk leidend worden binnen uw bedrijf. Probeer daar uw processen zo goed mogelijk op in te richten.
Hoe kan Align-IT u helpen bij uw proces automatisering?
Align-IT heeft ruim vijf jaar ervaring met proces automatisering. Wij helpen u graag bij alle vraagstukken die u heeft over automatisering. Dit kan in de vorm van advies, analyse, onderhoud, implementatie of maatwerk. Lees hier meer over in onze andere Align-it blogs.
Neem vrijblijvend contact op met ons over uw vragen over automatisering.
Tot de volgende Align-IT blog!
Neem vrijblijvend contact op met ons over uw vragen over automatisering.
Tot de volgende Align-IT blog!