Is het bijhouden van uw productdata een steeds onoverzichtelijkere taak? Op meerdere verkoopkanalen productdata moeten bijwerken of productdata bijhouden in Excel sheets? Neem het overzicht en de controle terug over uw productdata door een PIM systeem als Akeneo te implementeren binnen uw bedrijf!
Wat is een PIM systeem en wat is het doel van Akeneo?
Akeneo is een Product Information Management systeem oftewel een PIM-systeem. Het primaire doel van het PIM systeem Akeneo is om productinformatie te centraliseren. Dit betekent dat alle productinformatie in één database wordt opgeslagen. Vanuit Akeneo wordt vervolgens de productdata verspreid naar bijvoorbeeld een webshop, media platform of ander kanaal.
Door deze werkwijze kan u productdata naar talloze kanalen verspreiden en in geval dat er productdata bijgewerkt moet worden, hoeft dit maar vanuit één punt te gebeuren; namelijk Akeneo. Dit zorgt voor “one source of truth” wat betreft uw productdata. Alle productdata die u verspreidt naar andere kanalen komt een-op-een overeen met wat er in Akeneo staat opgeslagen. Dit maakt uw productdatabeheer enorm overzichtelijk en onderhoudsvriendelijk.
Er zijn verschillende edities van Akeneo:
– Community Edition (CE), is volledig gratis te downloaden en te installeren op uw server of hostingpartij;
– Akeneo Growth Edition, betaalde versie (Software as a service, SaaS);
– Akeneo Enterprise Edition, voor grote bedrijven (Software as a Service, SaaS).
In deze blog focussen we ons op de Community Edition (CE) versie van Akeneo.
Door deze werkwijze kan u productdata naar talloze kanalen verspreiden en in geval dat er productdata bijgewerkt moet worden, hoeft dit maar vanuit één punt te gebeuren; namelijk Akeneo. Dit zorgt voor “one source of truth” wat betreft uw productdata. Alle productdata die u verspreidt naar andere kanalen komt een-op-een overeen met wat er in Akeneo staat opgeslagen. Dit maakt uw productdatabeheer enorm overzichtelijk en onderhoudsvriendelijk.
Er zijn verschillende edities van Akeneo:
– Community Edition (CE), is volledig gratis te downloaden en te installeren op uw server of hostingpartij;
– Akeneo Growth Edition, betaalde versie (Software as a service, SaaS);
– Akeneo Enterprise Edition, voor grote bedrijven (Software as a Service, SaaS).
In deze blog focussen we ons op de Community Edition (CE) versie van Akeneo.
Werking van Akeneo in het kort uitgelegd
Families, attribuutgroepen en attributen:
Het PIM systeem Akeneo werkt op basis van families. Een product kan maar aan één familie worden toegewezen. Door de families ontstaan er verschillende families met elk hun unieke eigenschappen (attributen). Een familie is op zijn beurt opgebouwd uit attribuutgroepen met daaronder attributen waarin informatie over het product kan worden opgeslagen. Ter illustratie een eenvoudige tekening:
Als voorbeeld hebben wij in Akeneo nu de familie ‘stoelen‘ aangemaakt. Aan de familie stoelen zijn de attribuutgroepen algemeen en stoelen toegewezen.
In de attributengroep algemeen zitten de attributen: sku, productnaam, productomschrijving en afbeelding. Zoals u ziet zijn dit algemene attributen die elk product nodig heeft ongeacht de familie waar zij inzitten. Daarom kunnen attributengroepen aan meerdere families toegevoegd worden, dus bijvoorbeeld ook de familie lampen.
We voegen vervolgens ook de attributengroep stoelen toe aan de familie stoelen. In de attributengroep stoelen zitten attributen die alleen specifiek met een stoel te maken hebben, zoals de attributen koppelbaar (is de stoel koppelbaar met andere stoelen?) en stapelbaar (is de stoel stapelbaar?). Deze informatie is niet relevant voor bijvoorbeeld de familie ‘lampen’, dus voegen we deze attribuutgroep alleen toe aan de familie stoelen.
Op deze manier kunnen we nog meer attributengroepen aanmaken, zoals: afmetingen, SEO, prijzen en inkoop en andere relevante groepen. In deze attributengroepen kunnen we vervolgens informatie opslaan een product.
In de attributengroep algemeen zitten de attributen: sku, productnaam, productomschrijving en afbeelding. Zoals u ziet zijn dit algemene attributen die elk product nodig heeft ongeacht de familie waar zij inzitten. Daarom kunnen attributengroepen aan meerdere families toegevoegd worden, dus bijvoorbeeld ook de familie lampen.
We voegen vervolgens ook de attributengroep stoelen toe aan de familie stoelen. In de attributengroep stoelen zitten attributen die alleen specifiek met een stoel te maken hebben, zoals de attributen koppelbaar (is de stoel koppelbaar met andere stoelen?) en stapelbaar (is de stoel stapelbaar?). Deze informatie is niet relevant voor bijvoorbeeld de familie ‘lampen’, dus voegen we deze attribuutgroep alleen toe aan de familie stoelen.
Op deze manier kunnen we nog meer attributengroepen aanmaken, zoals: afmetingen, SEO, prijzen en inkoop en andere relevante groepen. In deze attributengroepen kunnen we vervolgens informatie opslaan een product.
Wat zijn attributen nu precies in Akeneo?
We duiken nog iets dieper in de attributen, aangezien dit de plek is waar informatie wordt opgeslagen over een product, zoals productnaam. Het wordt nu even iets technischer, maar we zouden het u niet vertellen als het niet belangrijk was. Als u een attribuut aanmaakt kan u kiezen uit verschillende types attributen:
Date: Met dit type kan u een datum opslaan bij een product. Bijvoorbeeld de datum dat het product in de uitverkoop is.
File: Hierin kan u een bestand opslaan bij een product. Bijvoorbeeld een PDF met een handleiding.
Identifier: Met dit type slaat u de productcode (SKU) op, de waarde moet voor elk product uniek zijn. Dit voorkomt dubbele producten in de database en eventueel corrupte data.
Image: Hierin slaat u een productafbeelding op bij een product.
Measurement: Hierin kan u een eenheid kiezen, bijvoorbeeld die van lengte. Vervolgens kan u hier bijvoorbeeld de lengte van een product in centimeters opslaan. U heeft keuze uit zeer veel eenheden. Zoals die van stroom (watt) en geluid (decibel).
Multi select: Met dit type attribuut maakt u eerst keuzes aan welke informatie opgeslagen kan worden. We noemen het attribuut kleur. Daar willen we de keuzes kleuren rood, groen en blauw in opslaan:
File: Hierin kan u een bestand opslaan bij een product. Bijvoorbeeld een PDF met een handleiding.
Identifier: Met dit type slaat u de productcode (SKU) op, de waarde moet voor elk product uniek zijn. Dit voorkomt dubbele producten in de database en eventueel corrupte data.
Image: Hierin slaat u een productafbeelding op bij een product.
Measurement: Hierin kan u een eenheid kiezen, bijvoorbeeld die van lengte. Vervolgens kan u hier bijvoorbeeld de lengte van een product in centimeters opslaan. U heeft keuze uit zeer veel eenheden. Zoals die van stroom (watt) en geluid (decibel).
Multi select: Met dit type attribuut maakt u eerst keuzes aan welke informatie opgeslagen kan worden. We noemen het attribuut kleur. Daar willen we de keuzes kleuren rood, groen en blauw in opslaan:
Als wij vervolgens een product hebben dat meerdere (multi) kleuren heeft, zowel rood als blauw, kan je beide kleuren opslaan in dit attribuut:
Number: Hierin kan u een nummer opslaan, zoals een EAN code.
Price: Met dit type attribuut kan u een prijs opslaan voor uw product. Akeneo heeft de optie om meerdere valuta’s te activeren. Zo kan u zowel Euro als Dollar aanzetten en een aparte prijs invullen voor beide valuta’s bij een product.
Simple select: Werkt hetzelfde als de multi select, alleen kan u maar één stukje informatie opslaan bij een product. Om het voorbeeld van de kleur te herhalen: U moet nu een keuze maken tussen rood of blauw.
Text: Hierin kan u tekst opslaan tot 255 tekens. Een voorbeeld is een productnaam of meta titel van een product.
Text Area: In dit type attribuut kan u grote teksten opslaan. Voorbeeld is een productomschrijving of meta omschrijving.
Yes/No: Hierin kan u kiezen of de schuif aan of uit staat. Voorbeeld is dat u een yes/no attribuut maakt met uitverkoop. Als de schuif op ‘nee’ staat bij een product wordt het product normaal getoond in de webshop. Als de schuif op ‘ja’ staat wordt er bij het product in de webshop een actie logo getoond.
Voor de oplettende lezer hebben wij twee attributen overgeslagen, dit zijn de “Reference data simple select” en de “Reference data multi select”. Deze attributen slaan we even over, omdat deze wat ingewikkelder zijn en minder relevant voor deze blog. Als u er toch meer over wilt weten raden wij aan de documentatie van Akeneo te raadplegen.
Price: Met dit type attribuut kan u een prijs opslaan voor uw product. Akeneo heeft de optie om meerdere valuta’s te activeren. Zo kan u zowel Euro als Dollar aanzetten en een aparte prijs invullen voor beide valuta’s bij een product.
Simple select: Werkt hetzelfde als de multi select, alleen kan u maar één stukje informatie opslaan bij een product. Om het voorbeeld van de kleur te herhalen: U moet nu een keuze maken tussen rood of blauw.
Text: Hierin kan u tekst opslaan tot 255 tekens. Een voorbeeld is een productnaam of meta titel van een product.
Text Area: In dit type attribuut kan u grote teksten opslaan. Voorbeeld is een productomschrijving of meta omschrijving.
Yes/No: Hierin kan u kiezen of de schuif aan of uit staat. Voorbeeld is dat u een yes/no attribuut maakt met uitverkoop. Als de schuif op ‘nee’ staat bij een product wordt het product normaal getoond in de webshop. Als de schuif op ‘ja’ staat wordt er bij het product in de webshop een actie logo getoond.
Voor de oplettende lezer hebben wij twee attributen overgeslagen, dit zijn de “Reference data simple select” en de “Reference data multi select”. Deze attributen slaan we even over, omdat deze wat ingewikkelder zijn en minder relevant voor deze blog. Als u er toch meer over wilt weten raden wij aan de documentatie van Akeneo te raadplegen.
Het gebruik van data types in Akeneo en waarom dit zeer belangrijk is
U ziet dat u heel veel verschillende attribuut types kan aanmaken en opslaan in het PIM systeem Akeneo. Waarom zou u dit doen en wat is het voordeel ervan?
Het grote voordeel is dat u “voor gedefinieerde” data types aanmaakt in de database van Akeneo. Wij geven hieronder een simpel voorbeeld wat dit precies inhoudt.
Het grote voordeel is dat u “voor gedefinieerde” data types aanmaakt in de database van Akeneo. Wij geven hieronder een simpel voorbeeld wat dit precies inhoudt.
Bekijk deze blokkendoos op de volgende manier:
De binnenkant is de database van Akeneo. De blokjes zijn stukjes informatie die u wilt opslaan in de database. Het vierkant is het data type file en de driehoek is het datatype tekst. U krijgt deze data types niet bij elkaars figuur naar binnen. Dit is exact wat Akeneo doet. Akeneo controleert bij elk attribuut waarin u informatie probeert op te slaan of dit ook van het juiste type is. Zo is elk attribuuttype in Akeneo een unieke vorm op de blokkendoos.
Deze controle voorkomt dat de verkeerde informatie in de verkeerde datatype wordt opgeslagen in de database. Als zoiets wel gebeurt kan dit serieuze gevolgen hebben waarbij een database (deels) corrupt kan raken. Corrupt raken betekent in deze zin niet dat de database tegen betaling uw productinformatie deelt met uw concurrent. Wat corrupt raken wel betekent is dat de database de opgeslagen data niet meer kan uitlezen en dus niet meer terug te halen valt.
De binnenkant is de database van Akeneo. De blokjes zijn stukjes informatie die u wilt opslaan in de database. Het vierkant is het data type file en de driehoek is het datatype tekst. U krijgt deze data types niet bij elkaars figuur naar binnen. Dit is exact wat Akeneo doet. Akeneo controleert bij elk attribuut waarin u informatie probeert op te slaan of dit ook van het juiste type is. Zo is elk attribuuttype in Akeneo een unieke vorm op de blokkendoos.
Deze controle voorkomt dat de verkeerde informatie in de verkeerde datatype wordt opgeslagen in de database. Als zoiets wel gebeurt kan dit serieuze gevolgen hebben waarbij een database (deels) corrupt kan raken. Corrupt raken betekent in deze zin niet dat de database tegen betaling uw productinformatie deelt met uw concurrent. Wat corrupt raken wel betekent is dat de database de opgeslagen data niet meer kan uitlezen en dus niet meer terug te halen valt.
Alleen een back-up van de database kan uw database weer herstellen. Daarom is het maken van een dagelijkse back-up van uw Akeneo systeem en elk ander systeem waar informatie opgeslagen wordt, een must.
In de praktijk is dit bij heel veel bedrijven ook een standaardprocedure.
Mocht dit bij uw bedrijf nog niet zo zijn, adviseren wij u liever gister dan vandaag een procedure op te stellen waarin het “back-uppen” van alle informatiesystemen wordt vastgelegd en ook wordt uitgevoerd.
Mocht dit bij uw bedrijf nog niet zo zijn, adviseren wij u liever gister dan vandaag een procedure op te stellen waarin het “back-uppen” van alle informatiesystemen wordt vastgelegd en ook wordt uitgevoerd.
Welke attribuut type gebruikt u wanneer?
Nu dat u weet wat elk attribuuttype voor data opslaat en waarom het belangrijk is dat er verschillende data types zijn, vraagt u zich allicht af, welk ype attribuut gebruikt u wanneer? Sommige type attributen zoals file en image zijn redelijk vanzelfsprekend. Maar wanneer gebruikt u nu een tekstveld en wanneer gebruikt u een simple select? Als u hierin de juiste keuzes maakt voorkomt u vervuiling van uw database.
Vervuiling database Akeneo
Vervuiling van de database treedt op wanneer:
– irrelevante productinformatie wordt opgeslagen in attributen, die niet van waarde zijn voor de klant of voor uw organisatie.
– twee of meer attributen zijn aangemaakt die dezelfde informatie opslaan. Simpel voorbeeld is dat u niet twee keer een kleur attribuut aanmaakt voor de familie lampen en stoelen. U maakt één attribuut kleur aan die u in de attributengroep algemeen opslaat en de attributengroep algemeen in beide families gebruikt.
– informatie wordt opgeslagen in verkeerde attributen types en er hierdoor inconsistentie ontstaat in de opgeslagen informatie.
Het laatste punt is nogal een mond vol maar is vrij eenvoudig uitgelegd. We nemen nogmaals het attribuut kleur en kiezen als type een tekstveld. Nu kan iedereen bij het attribuut kleur vrij een tekst invullen. De oplettende bewerker van een product tikt in ‘Rood’. Zoals het hoort. Vervolgens hebben we een stagiair die met zijn beste bedoelingen ‘roodachtig’ invult bij een ander product en een nieuwe werknemer vult in ‘rood’ bij nog een ander product.
Nu is de kleur rood op drie verschillende manieren opgeslagen: Rood, rood en roodachtig. Als u een database heeft met 5.000 producten waarvan er 300 de kleur rood hebben, dan kan u zich voorstellen dat als u zoekt op de term ‘rood’ dat sommige producten niet meekomen in de zoekresultaten. Dit noemen ze dan inconsistentie van productdata en is vervuiling van de Akeneo database.
Hoe kunnen we zulke inconsistentie voorkomen? Dat is simple (select)! Of multi select. Waarom ook alweer? In een simple of multi select attribuuttype maak je van tevoren keuzes aan. Dus bij het attribuut kleur maken we aan: rood, groen en blauw. De bewerker van een product moet dan een keuze maken tussen deze kleuren en kan zelf geen tekst invullen.
Wanneer we deze methode toepassen op een database van 5000 producten, waarvan 300 rood zijn, en we zoeken specifiek naar de kleur ‘rood’, ontvangen we keurig 300 producten als resultaat. Dit is dé manier om inconsistentie in uw productdata te voorkomen.
– irrelevante productinformatie wordt opgeslagen in attributen, die niet van waarde zijn voor de klant of voor uw organisatie.
– twee of meer attributen zijn aangemaakt die dezelfde informatie opslaan. Simpel voorbeeld is dat u niet twee keer een kleur attribuut aanmaakt voor de familie lampen en stoelen. U maakt één attribuut kleur aan die u in de attributengroep algemeen opslaat en de attributengroep algemeen in beide families gebruikt.
– informatie wordt opgeslagen in verkeerde attributen types en er hierdoor inconsistentie ontstaat in de opgeslagen informatie.
Het laatste punt is nogal een mond vol maar is vrij eenvoudig uitgelegd. We nemen nogmaals het attribuut kleur en kiezen als type een tekstveld. Nu kan iedereen bij het attribuut kleur vrij een tekst invullen. De oplettende bewerker van een product tikt in ‘Rood’. Zoals het hoort. Vervolgens hebben we een stagiair die met zijn beste bedoelingen ‘roodachtig’ invult bij een ander product en een nieuwe werknemer vult in ‘rood’ bij nog een ander product.
Nu is de kleur rood op drie verschillende manieren opgeslagen: Rood, rood en roodachtig. Als u een database heeft met 5.000 producten waarvan er 300 de kleur rood hebben, dan kan u zich voorstellen dat als u zoekt op de term ‘rood’ dat sommige producten niet meekomen in de zoekresultaten. Dit noemen ze dan inconsistentie van productdata en is vervuiling van de Akeneo database.
Hoe kunnen we zulke inconsistentie voorkomen? Dat is simple (select)! Of multi select. Waarom ook alweer? In een simple of multi select attribuuttype maak je van tevoren keuzes aan. Dus bij het attribuut kleur maken we aan: rood, groen en blauw. De bewerker van een product moet dan een keuze maken tussen deze kleuren en kan zelf geen tekst invullen.
Wanneer we deze methode toepassen op een database van 5000 producten, waarvan 300 rood zijn, en we zoeken specifiek naar de kleur ‘rood’, ontvangen we keurig 300 producten als resultaat. Dit is dé manier om inconsistentie in uw productdata te voorkomen.
Inconsistentie in uw productdata in Akeneo PIM voorkomen
Wij adviseren dat uw zichzelf de volgende vraag stelt bij het kiezen van een attribuut type in het PIM systeem Akeneo:
Weet u van tevoren welke informatie in het attribuut opgeslagen gaat worden?
Zo ja: Kies een simple select als dit maar één keuze kan zijn, zoals de maat van een t-shirt (M, XL, XXL). Kunnen het meerdere (multi) keuzes zijn, kies dan een multi select voor onze vertrouwde voorbeeld attribuut kleur.
Zo nee: Bekijk dan of het een tekstveld moet worden van max 255 tekens, zoals een productnaam, of dat het een groot tekstveld moet zijn voor een productomschrijving.
Kies ook niet te snel voor een tekstveld als er meer dan 50 opties zijn. Als u weet welke informatie u kan verwachten, kies dan één van de twee selects. Selects met meer dan 250 opties zijn niet raar. Dit is allemaal om inconsistentie te voorkomen, zeker naarmate het aantal producten in uw database groeit.
Uw missie wat betreft uw productdata in Akeneo luidt idealiter: zoveel mogelijk relevante productinformatie opslaan in zo min mogelijk attributen en zo consistent mogelijk.
Weet u van tevoren welke informatie in het attribuut opgeslagen gaat worden?
Zo ja: Kies een simple select als dit maar één keuze kan zijn, zoals de maat van een t-shirt (M, XL, XXL). Kunnen het meerdere (multi) keuzes zijn, kies dan een multi select voor onze vertrouwde voorbeeld attribuut kleur.
Zo nee: Bekijk dan of het een tekstveld moet worden van max 255 tekens, zoals een productnaam, of dat het een groot tekstveld moet zijn voor een productomschrijving.
Kies ook niet te snel voor een tekstveld als er meer dan 50 opties zijn. Als u weet welke informatie u kan verwachten, kies dan één van de twee selects. Selects met meer dan 250 opties zijn niet raar. Dit is allemaal om inconsistentie te voorkomen, zeker naarmate het aantal producten in uw database groeit.
Uw missie wat betreft uw productdata in Akeneo luidt idealiter: zoveel mogelijk relevante productinformatie opslaan in zo min mogelijk attributen en zo consistent mogelijk.
Wat heeft het PIM systeem Akeneo nog meer te bieden
Nu dat u weet hoe Akeneo in de basis werkt, zijn er nog veel topics binnen Akeneo die nog niet zijn benoemd in deze blog:
– Channels (verkoopkanalen of saleschannels);
– Categories (categorie bomen per channel waarin producten geplaatst kunnen worden);
– Locales (u kan net als valuta’s verschillende talen activeren binnen Akeneo, op deze manier kan u voor een producttitel een Nederlandse versie invullen en een Engelse);
– Import functies (u kan via Excel sheets o.a. in bulk product data importeren);
– Export functies (u kan via Excel sheets o.a. in bulk product data exporteren en bewerken);
– Family variants (maak een blauwdruk voor productmodels);
– Productmodels (samenvatten van meerdere producten in één productmodel);
– Product filters (filteren op basis van attributen, zoals benoemd kleur);
– Product bulk edit (U kan in Akeneo een heleboel producten in één keer aanpassen);
– Product sequential edit (U kan in Akeneo een selectie van producten maken en deze één voor één bewerken);
– Akeneo API (U kan productdata delen of binnen laten komen via de Akeneo API);
– Overige onderwerpen over Akeneo.
U ziet dat de lijst lang is en genoeg content is voor meerdere blogs die wij zeker nog willen gaan schrijven. Wilt u nu graag meer weten over een van deze topics, neem dan contact met ons op!
– Channels (verkoopkanalen of saleschannels);
– Categories (categorie bomen per channel waarin producten geplaatst kunnen worden);
– Locales (u kan net als valuta’s verschillende talen activeren binnen Akeneo, op deze manier kan u voor een producttitel een Nederlandse versie invullen en een Engelse);
– Import functies (u kan via Excel sheets o.a. in bulk product data importeren);
– Export functies (u kan via Excel sheets o.a. in bulk product data exporteren en bewerken);
– Family variants (maak een blauwdruk voor productmodels);
– Productmodels (samenvatten van meerdere producten in één productmodel);
– Product filters (filteren op basis van attributen, zoals benoemd kleur);
– Product bulk edit (U kan in Akeneo een heleboel producten in één keer aanpassen);
– Product sequential edit (U kan in Akeneo een selectie van producten maken en deze één voor één bewerken);
– Akeneo API (U kan productdata delen of binnen laten komen via de Akeneo API);
– Overige onderwerpen over Akeneo.
U ziet dat de lijst lang is en genoeg content is voor meerdere blogs die wij zeker nog willen gaan schrijven. Wilt u nu graag meer weten over een van deze topics, neem dan contact met ons op!
Hulp nodig bij uw Akeneo implementatie of huidige Akeneo systeem?
Align-IT heeft meer dan vijf jaar ervaring in verschillende Akeneo CE versies en heeft ook meerdere systemen vanaf de grond opgebouwd. Denkt u aan het implementeren van een Akeneo systeem binnen uw bedrijf? Wij helpen u graag van begin tot eind! Kom vrijblijvend met ons in contact.
Heeft u al een Akeneo systeem maar heeft u het gevoel dat het efficiënter of beter kan? Ook dan helpen wij u graag om samen uw Akeneo systeem te verbeteren. Ook hiervoor kan u gerust contact met ons opnemen!
Wij hopen dat u aan de hand van deze blog een indruk heeft wat Akeneo is en doet en waarom het een meerwaarde voor uw bedrijf zou kunnen zijn!
Hopelijk tot gauw in onze volgende Align-IT blog!
Heeft u al een Akeneo systeem maar heeft u het gevoel dat het efficiënter of beter kan? Ook dan helpen wij u graag om samen uw Akeneo systeem te verbeteren. Ook hiervoor kan u gerust contact met ons opnemen!
Wij hopen dat u aan de hand van deze blog een indruk heeft wat Akeneo is en doet en waarom het een meerwaarde voor uw bedrijf zou kunnen zijn!
Hopelijk tot gauw in onze volgende Align-IT blog!